Кадровый учёт в малом бизнесе — одна из тех тем, которую предприниматели откладывают до последнего. Кажется, что пока сотрудников немного, всё можно решить «на словах» и «по-человечески». Но именно в этот момент закон не делает никаких скидок на размер бизнеса. Один уволенный сотрудник, одна жалоба в трудовую инспекцию — и штрафы, судебные разбирательства, требования восстановить горы документов задним числом становятся очень реальной перспективой. В этой статье я разберу, кто именно несёт ответственность за кадровый учёт, какие документы обязательны, какие санкции предусмотрены законом и как выстроить учёт так, чтобы не платить за чужие или собственные ошибки.

Большинство предпринимателей малого бизнеса узнают о проблемах с кадровым учётом только тогда, когда приходит проверка или бывший сотрудник подаёт жалобу. На практике мы видим одни и те же ошибки: нет трудового договора, нет графика отпусков, бухгалтер ведёт кадры «как умеет», а воинский учёт не велся никогда. При этом закон не делает исключений для малого бизнеса — штрафы для ООО достигают 50 000 рублей за одно нарушение, а при повторных — дисквалификация директора. Хорошая новость: микропредприятия с численностью до 15 человек вправе применять упрощённый кадровый учёт по статье 309.2 ТК РФ. Это реально снижает нагрузку. Главное — знать свои права и обязанности заранее, а не после того, как пришли с проверкой.

Мария Платежкина
Мария Платежкина
Главный бухгалтер pbu.ru , 11 лет опыта
Руководитель малого бизнеса за рабочим столом изучает папку с кадровыми документами — трудовые договоры, приказы, личные карточки сотрудников. На столе ноутбук с открытой правовой базой. Смысл: предприниматель самостоятельно разбирается в кадровом учёте на старте бизнеса
Руководитель малого бизнеса за рабочим столом изучает папку с кадровыми документами — трудовые договоры, приказы, личные карточки сотрудников. На столе ноутбук с открытой правовой базой. Смысл: предприниматель самостоятельно разбирается в кадровом учёте на старте бизнеса

Нормативно-правовая база кадрового учёта: что говорит закон

Прежде чем разбирать, кто должен вести кадровый учёт, нужно понять, на каком правовом фундаменте он стоит. Это не набор рекомендаций — это система обязательных норм, за нарушение которых предусмотрена реальная ответственность.

Трудовой кодекс РФ: ключевые статьи для работодателя

Трудовой кодекс РФ — основной документ, регулирующий отношения между работодателем и сотрудником. Для малого бизнеса принципиально важны следующие нормы:

Федеральный закон № 209-ФЗ: кто относится к малому и среднему бизнесу

Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» устанавливает критерии отнесения к субъектам МСП. Это важно, потому что от статуса напрямую зависят права на упрощённый кадровый учёт.

Категория субъекта МСП Среднесписочная численность Годовая выручка (без НДС)
Микропредприятие До 15 человек До 120 млн рублей
Малое предприятие До 100 человек До 800 млн рублей
Среднее предприятие До 250 человек До 2 млрд рублей

Проверить свой статус в реестре МСП можно на официальном сайте Федеральной налоговой службы (nalog.gov.ru). Статус присваивается автоматически на основании данных, поданных в ФНС.

Упрощённый кадровый учёт для микропредприятий: что реально можно не делать

Статья 309.2 ТК РФ даёт микропредприятиям существенные послабления. Работодатель-микропредприятие вправе не принимать:

  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Положение об оплате труда и премировании
  • Положение о командировках
  • График сменности

Все эти условия переносятся в типовой трудовой договор по форме из Постановления Правительства № 858. Форма содержит разделы для заполнения под конкретную ситуацию — работодатель выбирает нужные пункты и исключает неприменимые.

Однако важно понимать: упрощение не означает полное освобождение от кадрового учёта. Ряд документов остаётся обязательным даже для микропредприятий:

  • Трудовой договор (в типовой форме)
  • Приказы о приёме, переводе, увольнении
  • Электронная трудовая книжка (сведения подаются в СФР)
  • Табель учёта рабочего времени
  • Документы по охране труда (журналы инструктажей, приказ об ответственном)
  • Положение о защите персональных данных
  • Штатное расписание
  • График отпусков

Если предприятие утрачивает статус микропредприятия (например, численность превысила 15 человек), у работодателя есть 4 месяца на разработку и принятие всех обязательных ЛНА. Это чёткий срок, закреплённый в статье 309.1 ТК РФ.

КоАП РФ: административная ответственность за кадровые нарушения

Статья 5.27 КоАП РФ — главная «страшилка» для работодателей. Она устанавливает ответственность за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Субъект ответственности Первичное нарушение Повторное нарушение
Должностное лицо / ИП 1 000 — 5 000 руб. 10 000 — 20 000 руб. или дисквалификация до 3 лет
Юридическое лицо (ООО) 30 000 — 50 000 руб. 50 000 — 70 000 руб.

Отдельно стоит статья 13.11 КоАП РФ — нарушение законодательства о персональных данных. Штраф для юридических лиц может достигать 500 000 рублей. Это особенно актуально для тех, кто не оформил согласие на обработку персональных данных при найме сотрудников или передаёт данные третьим лицам без законных оснований.

Уголовный кодекс РФ: когда кадровые нарушения становятся уголовным делом

Уголовная ответственность в кадровой сфере — не абстракция. Статья 145.1 УК РФ предусматривает наказание за невыплату заработной платы свыше двух месяцев. Санкции: штраф до 500 000 рублей, лишение права занимать определённые должности, а в особо тяжких случаях — лишение свободы до трёх лет.

Статья 145 УК РФ защищает беременных женщин и матерей детей до трёх лет от незаконного увольнения. Нарушение влечёт штраф до 200 000 рублей или обязательные работы.

При банкротстве компании, если долги перед работниками стали одной из причин несостоятельности, руководитель может быть привлечён к субсидиарной ответственности — то есть отвечать по долгам компании личным имуществом.

Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»

Каждый работодатель является оператором персональных данных. Это означает обязанность получить согласие сотрудника на обработку его персональных данных при приёме на работу, обеспечить их защиту от несанкционированного доступа, хранить в соответствии с установленными сроками и уничтожать по истечении этих сроков. Уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных стало обязательным для большинства работодателей после изменений 2022 года.

Электронный кадровый документооборот (КЭДО): новые возможности с 2022 года

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ закрепил право работодателей перейти на электронный кадровый документооборот. С 2022 года это доступно для всех, включая малый бизнес. Переход на КЭДО возможен через:

  • Портал «Работа в России» (trudvsem.ru) — бесплатно
  • Приложение «Госключ» для подписания документов электронной подписью
  • Собственную информационную систему работодателя

Важное условие: переход на КЭДО требует письменного согласия каждого работника. Отказавшийся сотрудник продолжает получать документы на бумаге. Нельзя перевести в электронный вид акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и ряд других документов — для них бумажный формат остаётся обязательным.

Для малого бизнеса КЭДО — реальная экономия: не нужно тратиться на бумагу, принтеры, курьеров и хранение архивов. При штате в 10 человек экономия может составлять несколько тысяч рублей в месяц.

Воинский учёт: обязанность, о которой часто забывают

Все работодатели без исключения обязаны вести воинский учёт сотрудников, подлежащих такому учёту (военнообязанных и призывников). Это требование установлено Федеральным законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и Положением о воинском учёте, утверждённым Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.

В 2023 году ответственность за нарушения в сфере воинского учёта была существенно ужесточена. Штрафы за непостановку на учёт военнообязанных сотрудников, неуведомление военкомата о приёме или увольнении теперь составляют до 500 000 рублей для юридических лиц.

Обязанности работодателя в части воинского учёта:

  • Назначить приказом ответственного за воинский учёт
  • Вести карточки воинского учёта (раздел формы Т-2) для каждого военнообязанного сотрудника
  • Уведомлять военкомат о приёме и увольнении военнообязанных в течение 5 дней
  • Вести журнал проверок состояния воинского учёта

Трудовые книжки: бумажный и электронный форматы

С 2020 года в России введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Сведения о трудовой деятельности работодатель подаёт в Социальный фонд России через форму ЕФС-1 (подраздел 1.1). Для сотрудников, впервые устроившихся на работу с 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется вовсе — только ЭТК.

Для тех, кто работал до 2021 года, бумажная трудовая книжка сохраняется по желанию работника. Работодатель несёт ответственность за её сохранность и правильность заполнения. При увольнении сотрудника, ведущего бумажную трудовую книжку, выдаётся она сама; тем, кто перешёл на ЭТК, — форма СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности.

Стопка трудовых книжек разных лет рядом с экраном компьютера, на котором открыт личный кабинет на портале Госуслуги с электронными сведениями о трудовой деятельности. Смысл: переход от бумажных трудовых книжек к электронному формату в современном кадровом учёте
Стопка трудовых книжек разных лет рядом с экраном компьютера, на котором открыт личный кабинет на портале Госуслуги с электронными сведениями о трудовой деятельности. Смысл: переход от бумажных трудовых книжек к электронному формату в современном кадровом учёте

Кто конкретно отвечает за кадровый учёт: разбор по ролям

Один из самых частых вопросов от предпринимателей: «А кто вообще должен этим заниматься?» Ответ зависит от размера бизнеса, организационно-правовой формы и того, как выстроена структура компании. Разберём каждую роль подробно.

Схема сравнения вариантов организации кадрового учёта: директор сам, бухгалтер с совмещением, штатный кадровик, аутсорсинг — с указанием оптимального размера штата и стоимости для каждого варианта. Смысл: наглядное сравнение моделей ведения кадрового учёта для малого бизнеса
Схема сравнения вариантов организации кадрового учёта: директор сам, бухгалтер с совмещением, штатный кадровик, аутсорсинг — с указанием оптимального размера штата и стоимости для каждого варианта. Смысл: наглядное сравнение моделей ведения кадрового учёта для малого бизнеса

Обязательные кадровые документы: полный перечень

Один из самых частых запросов от предпринимателей — «какой минимальный набор документов нужен?». Отвечаю чётко: минимум определяется статусом работодателя. Ниже — полный перечень с разбивкой по ситуациям.

Документы при приёме на работу

При трудоустройстве каждого сотрудника работодатель обязан оформить:

Документ Обязательность Примечание
Трудовой договор Обязателен для всех Составляется в 2 экземплярах; для микропредприятий — типовая форма по Постановлению № 858
Приказ о приёме на работу Обязателен для всех Форма Т-1 или произвольная форма
Личная карточка работника Рекомендована Форма Т-2; с введением ЭТК обязательность снижена, но карточка остаётся полезной
Запись в трудовую книжку или уведомление о выборе ЭТК Обязательна для всех Для впервые трудоустроенных с 2021 года — только ЭТК
Согласие на обработку персональных данных Обязательно для всех Требование ФЗ № 152-ФЗ
Ознакомление с ЛНА под подпись Обязательно (кроме микропредприятий без ЛНА) Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и др.

Локальные нормативные акты: что обязательно, а что нет

Здесь важно чётко разграничить обязанности в зависимости от статуса:

Документ Обычное малое предприятие Микропредприятие (до 15 чел.)
Правила внутреннего трудового распорядка Обязательны Можно не принимать (условия — в трудовом договоре)
Положение об оплате труда и премировании Обязательно Можно не принимать
Положение о защите персональных данных Обязательно Обязательно
Штатное расписание (форма Т-3) Обязательно Обязательно
График отпусков (форма Т-7) Обязателен (за 2 нед. до нового года) Обязателен
Должностные инструкции Рекомендованы Рекомендованы

Документы в процессе трудовой деятельности

В ходе работы сотрудника работодатель обязан оформлять и хранить:

  • Приказы об отпуске (форма Т-6), командировке (Т-9), переводе (Т-5), дисциплинарных взысканиях
  • Табель учёта рабочего времени (форма Т-12 или Т-13) — обязателен для всех без исключения
  • Записки-расчёты при предоставлении отпуска
  • Листки нетрудоспособности (электронные больничные с 2022 года)
  • Дополнительные соглашения к трудовому договору при изменении условий (зарплата, должность, режим работы)

Документы при увольнении

Процедура увольнения требует строгого соблюдения сроков и порядка оформления:

  • Приказ об увольнении (форма Т-8) — издаётся в последний рабочий день
  • Запись в трудовую книжку или форма СТД-Р (выдаётся в день увольнения)
  • Справка о среднем заработке для расчёта пособий по безработице
  • Расчётный листок с окончательным расчётом (выплата — в день увольнения, статья 140 ТК РФ)
  • Документы воинского учёта при увольнении военнообязанного сотрудника

Отчётность в государственные органы: сроки и формы

Отчёт / уведомление Куда подаётся Срок
ЕФС-1 (подраздел 1.1) — сведения о приёме / увольнении Социальный фонд России (СФР) Не позднее 1 рабочего дня после издания приказа
Персонифицированные сведения о физических лицах ФНС Ежемесячно, до 25-го числа
Уведомление о приёме / увольнении военнообязанного Военный комиссариат В течение 5 дней
Уведомление при сокращении штата Центр занятости населения За 2 месяца (при массовом — за 3 месяца)
Статистическая отчётность (форма П-4) Росстат По запросу Росстата или ежеквартально (для отдельных категорий)

Особо обращу внимание на ЕФС-1: срок подачи при приёме или увольнении — один рабочий день. Это одно из самых частых нарушений в малом бизнесе. Штраф за несвоевременную подачу — 500 рублей за каждого застрахованного, по которому нарушен срок.

Документы по охране труда: обязательны для всех

Многие предприниматели считают охрану труда темой для крупных производств. Это заблуждение. Требования по охране труда распространяются на всех работодателей, включая офисные компании с одним сотрудником.

Обязательный минимум по охране труда:

  • Приказ об ответственном за охрану труда (в малом бизнесе это может быть сам руководитель)
  • Программа вводного инструктажа
  • Журналы проведения инструктажей: вводного, первичного на рабочем месте, повторного (не реже раза в полгода)
  • Специальная оценка условий труда (СОУТ) — обязательна для всех рабочих мест, включая офисные

СОУТ проводится специализированной аккредитованной организацией. Срок действия результатов — 5 лет. При открытии новых рабочих мест СОУТ проводится в течение 12 месяцев.

Ответственность за нарушения кадрового учёта: конкретные цифры и последствия

Теперь о том, что происходит, когда кадровый учёт не ведётся или ведётся с ошибками. Разберём по видам ответственности.

Административная ответственность: штрафы по КоАП РФ

Статья 5.27 КоАП РФ охватывает широкий спектр нарушений трудового законодательства. Важно понимать, что каждое отдельное нарушение — отдельный штраф. Если у работодателя не оформлены трудовые договоры с тремя сотрудниками, это три отдельных состава правонарушения.

Вид нарушения Штраф для ИП / должностного лица Штраф для ООО
Нарушение трудового законодательства (общий состав) 1 000 — 5 000 руб. 30 000 — 50 000 руб.
Фактическое допущение к работе без трудового договора 10 000 — 20 000 руб. 50 000 — 100 000 руб.
Нарушение сроков выплаты зарплаты 1 000 — 5 000 руб. 30 000 — 50 000 руб.
Нарушение закона о персональных данных До 20 000 руб. До 500 000 руб.
Повторное нарушение трудового законодательства 10 000 — 20 000 руб. или дисквалификация до 3 лет 50 000 — 70 000 руб.

Дисквалификация должностного лица — это запрет занимать руководящие должности. Для директора малого бизнеса это фактически означает невозможность руководить собственной компанией в течение срока дисквалификации.

Уголовная и материальная ответственность

Уголовная ответственность наступает при грубых и систематических нарушениях. Статья 145.1 УК РФ применяется при невыплате заработной платы свыше двух месяцев. Наказание: штраф до 500 000 рублей, лишение права занимать определённые должности до 5 лет, принудительные работы или лишение свободы до 3 лет. При отягчающих обстоятельствах (тяжкие последствия) — лишение свободы до 5 лет.

Материальная ответственность работодателя возникает при незаконном увольнении сотрудника. В этом случае работодатель обязан выплатить:

  • Компенсацию за вынужденный прогул (средний заработок за весь период)
  • Компенсацию морального вреда (размер определяет суд)
  • Судебные расходы работника

На практике судебные разбирательства по трудовым спорам обходятся работодателю в суммы, многократно превышающие стоимость нормально организованного кадрового учёта.

Трудовые споры и проверки ГИТ

Государственная инспекция труда (Роструд) проводит как плановые, так и внеплановые проверки. Внеплановая проверка может быть инициирована по жалобе одного сотрудника — даже анонимной. С 2023 года действует механизм профилактических визитов: инспектор может прийти без предупреждения для профилактической беседы.

Мораторий на плановые проверки МСП, введённый в 2022 году, не распространяется на внеплановые проверки по жалобам работников. Это означает, что малый бизнес не защищён от проверки, если сотрудник обратился с жалобой.

Помимо ГИТ, кадровые вопросы проверяют:

  • ФНС и СФР — на предмет подмены трудовых отношений договорами ГПХ и самозанятости
  • Военкоматы — состояние воинского учёта
  • Роскомнадзор — защита персональных данных
  • Прокуратура — по жалобам работников на нарушение трудовых прав

Риски при работе с самозанятыми и ГПХ

Налоговая служба активно выявляет схемы, при которых трудовые отношения маскируются под гражданско-правовые. Признаки, на которые обращают внимание проверяющие:

  • Систематическая выплата вознаграждения в одни и те же даты (как зарплата)
  • Выполнение исполнителем работы по месту нахождения заказчика
  • Подчинение правилам внутреннего распорядка
  • Отсутствие у исполнителя других заказчиков
  • Выполнение функций, идентичных штатным должностям

При переквалификации договора работодатель обязан доначислить страховые взносы и НДФЛ за весь период, уплатить штрафы и пени, а также восстановить все кадровые документы задним числом. Общая сумма доначислений может быть весьма значительной.

Инфографика с перечнем видов ответственности за кадровые нарушения: административная (таблица штрафов по КоАП), уголовная (статья 145.1 УК РФ), материальная (компенсации работникам). Смысл: наглядное представление системы санкций за нарушение трудового законодательства
Инфографика с перечнем видов ответственности за кадровые нарушения: административная (таблица штрафов по КоАП), уголовная (статья 145.1 УК РФ), материальная (компенсации работникам). Смысл: наглядное представление системы санкций за нарушение трудового законодательства

Типичные ошибки малого бизнеса в кадровом учёте

За годы работы с предпринимателями я выделил несколько категорий ошибок, которые встречаются чаще всего. Они не уникальны — их допускают практически все, кто ведёт кадровый учёт «по наитию».

Как выбрать модель ведения кадрового учёта: практическое руководство

Выбор модели зависит от трёх факторов: численности сотрудников, бюджета и специфики бизнеса (текучка, сезонность, сложность трудовых отношений). Разберём каждый вариант с конкретными рекомендациями.

Барьеры и заблуждения: почему малый бизнес откладывает кадровый учёт

За годы работы с предпринимателями я слышал одни и те же возражения. Разберу самые распространённые — и объясню, почему они не выдерживают проверки реальностью.

«Штатный кадровик — это дорого для маленькой компании»
Альтернативы существуют

Это правда. Штатный кадровик при штате до 15 человек — действительно избыточное решение. Но это не означает, что кадровый учёт можно игнорировать. Альтернативы: аутсорсинг за 3 000-15 000 рублей в месяц или упрощённый учёт по статье 309.2 ТК РФ для микропредприятий. Стоимость одного штрафа за нарушение трудового законодательства для ООО — от 30 000 рублей. Один проигранный трудовой спор — от 100 000 рублей. Математика говорит сама за себя.

«До нас не доберутся — мы маленькие»
Внеплановые проверки реальны

Трудовая инспекция проводит внеплановые проверки по жалобам работников. Достаточно одной жалобы — анонимной или нет — чтобы инспектор пришёл к вам. Мораторий на плановые проверки МСП не защищает от внеплановых. Кроме того, ФНС и СФР самостоятельно выявляют признаки подмены трудовых отношений при анализе отчётности.

«Сотрудники лояльны, никто не пойдёт жаловаться»
Лояльность заканчивается при увольнении

Лояльность заканчивается в момент увольнения — особенно если оно произошло конфликтно. Именно бывшие сотрудники чаще всего обращаются в ГИТ и прокуратуру. И именно в этот момент выясняется, что трудового договора нет, табель не велся, расчёт произведён с опозданием.

«Я сам разберусь, это несложно»
Законодательство меняется регулярно

Трудовое законодательство меняется регулярно. В 2022-2023 годах были введены КЭДО, новая форма ЕФС-1, ужесточена ответственность за нарушения воинского учёта, изменились требования к персональным данным. Следить за всеми изменениями в режиме «сам разберусь» при одновременном ведении бизнеса крайне сложно.

«Бухгалтер и так справляется»
Компетенции различаются

Возможно, справляется с расчётом зарплаты. Но ведёт ли он журнал повторного инструктажа по охране труда? Своевременно ли подаёт ЕФС-1? Уведомляет ли военкомат о приёме военнообязанных? Эти вопросы стоит задать напрямую и проверить ответы.

«Не знаю, как проверить качество работы кадровика или аутсорсера»
Простой способ контроля

Простой способ: запросите у исполнителя перечень ведущихся документов и проверьте их наличие. Убедитесь, что ЕФС-1 подаётся своевременно (данные можно проверить в личном кабинете СФР), что воинский учёт организован, что положение о персональных данных есть и актуально. Периодический кадровый аудит (раз в год) — надёжный инструмент контроля.

Часто задаваемые вопросы о кадровом учёте в малом бизнесе

Кто несёт ответственность за кадровый учёт в ООО, если кадровик допустил ошибку?

Ответственность распределяется на двух уровнях. Административную ответственность по КоАП РФ несут как само юридическое лицо (ООО), так и должностное лицо, допустившее нарушение. Если ошибку допустил штатный кадровик, он несёт дисциплинарную ответственность перед работодателем (замечание, выговор, увольнение) и может быть привлечён к материальной ответственности в размере прямого ущерба. Однако штраф от ГИТ всё равно будет выписан на компанию и на директора как должностное лицо. При аутсорсинге ответственность аутсорсера перед клиентом регулируется договором — именно поэтому важно прописывать порядок возмещения убытков.

Обязан ли ИП вести кадровый учёт, если у него работает только один сотрудник?

Да, обязан. Обязанность вести кадровый учёт возникает с момента заключения первого трудового договора — независимо от количества сотрудников. Если ИП имеет статус микропредприятия (до 15 человек, выручка до 120 млн рублей в год), он вправе применять упрощённый учёт по статье 309.2 ТК РФ: использовать типовой трудовой договор вместо разработки локальных нормативных актов. Но трудовой договор, приказ о приёме, ЭТК (сведения в СФР), табель учёта рабочего времени и документы по охране труда обязательны в любом случае.

Что будет, если не вести кадровый учёт вообще?

Последствия зависят от того, как и когда это выяснится. При проверке ГИТ: штраф для ООО 30 000-50 000 рублей за каждое нарушение. При жалобе сотрудника: внеплановая проверка, штрафы, возможное судебное разбирательство. При трудовом споре: без правильно оформленных документов работодатель проигрывает суд в большинстве случаев — бремя доказывания лежит на нём. При налоговой проверке: если договоры ГПХ переквалифицируют в трудовые — доначисление взносов и НДФЛ за весь период. Итоговая стоимость «экономии» на кадровом учёте, как правило, в разы превышает стоимость его нормальной организации.

Можно ли перейти на электронный кадровый документооборот (КЭДО) без согласия сотрудников?

Нет. Переход на КЭДО требует письменного согласия каждого работника. Сотрудник, отказавшийся от КЭДО, продолжает получать документы на бумаге. Принудительный перевод на электронный документооборот без согласия работника является нарушением трудового законодательства. Для новых сотрудников, принимаемых на работу после введения КЭДО в компании, согласие считается данным при подписании трудового договора — но только если в нём прямо указано, что в компании применяется КЭДО.

Нужно ли вести воинский учёт в офисной компании, где работают только женщины?

Обязанность вести воинский учёт распространяется на всех работодателей. Однако если в компании нет сотрудников, подлежащих воинскому учёту (военнообязанных мужчин и женщин определённых специальностей, а также призывников), фактически вести нечего. Тем не менее приказ об организации воинского учёта и назначении ответственного лица должен быть издан. При найме первого военнообязанного сотрудника все процедуры воинского учёта начинают применяться немедленно.

Как исправить ошибки в кадровых документах, чтобы избежать штрафа?

Самостоятельное исправление ошибок до проверки ГИТ существенно снижает риски. Порядок действий: провести кадровый аудит для выявления всех нарушений; устранить нарушения в порядке приоритетности (сначала — отсутствующие трудовые договоры и ЭТК, затем — ЛНА, затем — воинский учёт и охрана труда); при обнаружении нарушений в ходе проверки ГИТ — незамедлительно устранить их и уведомить инспектора. Смягчающим обстоятельством при назначении штрафа является активное содействие устранению нарушений. Важно: нельзя задним числом создавать документы с ложными датами — это может квалифицироваться как подделка документов.

Сравнение вариантов ведения кадрового учёта для малого бизнеса

Параметр Директор сам Бухгалтер с совмещением Штатный кадровик Аутсорсинг
Оптимальный штат До 5 чел. 5-15 чел. От 20-30 чел. Любой размер
Стоимость в месяц Только время Доплата 5 000-15 000 руб. 45 000-110 000 руб. 3 000-15 000 руб.
Риск ошибок Высокий Средний-высокий Низкий Низкий
Актуальность знаний Зависит от директора Зависит от бухгалтера Зависит от специалиста Высокая (команда)
Непрерывность работы Высокая Средняя Риск при болезни / отпуске Высокая
Страховка от штрафов Нет Нет Нет Есть (при наличии в договоре)
Контроль над данными Полный Полный Полный Ограниченный (NDA)

Кадровый учёт с нуля: пошаговый алгоритм для малого бизнеса

Если вы только начинаете или хотите привести документы в порядок, действуйте по следующему алгоритму:

1
Определите свой статус

Проверьте в реестре МСП на сайте ФНС (nalog.gov.ru), являетесь ли вы микропредприятием. Если да — имеете право на упрощённый учёт по статье 309.2 ТК РФ.

2
Оформите базовые документы

Трудовые договоры (типовые для микропредприятий или стандартные), штатное расписание, положение о защите персональных данных, приказ об ответственном за охрану труда.

3
Организуйте воинский учёт

Издайте приказ об ответственном, проверьте документы военнообязанных сотрудников, уведомьте военкомат при необходимости.

4
Настройте отчётность

Убедитесь, что ЕФС-1 подаётся своевременно (1 рабочий день при приёме/увольнении), персонифицированные сведения — ежемесячно.

5
Проведите СОУТ

Специальная оценка условий труда обязательна для всех рабочих мест. Обратитесь в аккредитованную организацию.

6
Выберите модель ведения учёта

Самостоятельно, через бухгалтера, штатного кадровика или аутсорсера — в зависимости от численности и бюджета.

7
Проведите кадровый аудит

Если компания работает давно, закажите аудит для выявления накопившихся нарушений и их устранения.

Инфографика «Пошаговый алгоритм организации кадрового учёта в малом бизнесе» — семь шагов от определения статуса МСП до проведения кадрового аудита, с указанием ключевых документов на каждом этапе. Смысл: наглядное руководство для предпринимателя, который начинает выстраивать кадровый учёт с нуля
Инфографика «Пошаговый алгоритм организации кадрового учёта в малом бизнесе» — семь шагов от определения статуса МСП до проведения кадрового аудита, с указанием ключевых документов на каждом этапе. Смысл: наглядное руководство для предпринимателя, который начинает выстраивать кадровый учёт с нуля

Итоги: главное о кадровом учёте в малом бизнесе

Кадровый учёт — не бюрократия ради бюрократии. Это система защиты бизнеса от трудовых споров, штрафов и уголовной ответственности. Ключевые выводы:

  • Обязанность вести кадровый учёт возникает с момента найма первого сотрудника — для ИП и ООО без исключений
  • Микропредприятия (до 15 человек) вправе применять упрощённый учёт по статье 309.2 ТК РФ — это реально снижает нагрузку
  • Ответственность за нарушения несёт работодатель, даже если учёт делегирован — разница только в размере штрафов
  • Штрафы для ООО — до 50 000 рублей за одно нарушение, для ИП — до 5 000 рублей; повторные нарушения влекут дисквалификацию директора
  • Воинский учёт, КЭДО, новая форма ЕФС-1 — актуальные изменения, незнание которых не освобождает от ответственности
  • Оптимальная модель для большинства МСП с численностью до 30 человек — кадровый аутсорсинг или совмещение функций бухгалтером при строгом соблюдении условий

Если вы не уверены в состоянии своих кадровых документов или хотите выстроить учёт правильно с самого начала, команда Р-Бухгалтерия в Москве готова помочь. Мы проведём кадровый аудит, устраним нарушения и возьмём на себя ведение кадрового учёта в полном соответствии с действующим законодательством.

FAQ: частые вопросы о кадровом учёте в малом бизнесе

Кто должен вести кадровый учёт в малом бизнесе?

Ответственность за организацию кадрового учёта лежит на работодателе — ИП или руководителе ООО. Он вправе вести учёт лично, возложить функции на бухгалтера или штатного кадровика, либо передать их аутсорсинговой компании. Независимо от выбранной модели, административная ответственность за нарушения остаётся на работодателе.

Какие кадровые документы обязательны для ИП с одним сотрудником?

Минимальный обязательный пакет: трудовой договор (для микропредприятий — в типовой форме по Постановлению Правительства № 858), приказ о приёме на работу, сведения о трудовой деятельности в СФР (ЕФС-1), табель учёта рабочего времени, согласие на обработку персональных данных, положение о защите персональных данных, документы по охране труда (журнал вводного инструктажа, приказ об ответственном), штатное расписание, график отпусков.

Что такое упрощённый кадровый учёт для микропредприятий и кто может его применять?

Упрощённый кадровый учёт по статье 309.2 ТК РФ вправе применять работодатели, имеющие статус микропредприятия: численность сотрудников до 15 человек, годовая выручка до 120 млн рублей. Суть упрощения: можно не принимать локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и др.) — все условия включаются в типовой трудовой договор. При утрате статуса микропредприятия на разработку ЛНА отводится 4 месяца.

Какой штраф грозит за отсутствие трудового договора?

Фактическое допущение сотрудника к работе без заключения трудового договора является отдельным составом правонарушения по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц и ИП — 10 000-20 000 рублей, для юридических лиц — 50 000-100 000 рублей. При повторном нарушении должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет.

Нужно ли уведомлять военкомат при приёме сотрудника?

Да. При приёме на работу военнообязанного сотрудника работодатель обязан уведомить военный комиссариат в течение 5 дней. Аналогичное уведомление направляется при увольнении военнообязанного. Ответственный за воинский учёт назначается приказом руководителя. С 2023 года штрафы за нарушения в сфере воинского учёта существенно увеличены: для юридических лиц — до 500 000 рублей.

Связанные статьи

  • Обязательные кадровые документы для ИП: полный перечень и порядок оформления
  • Кадровый учёт с нуля для малого бизнеса: пошаговая инструкция
  • Кадровый аутсорсинг или штатный кадровик: что выгоднее для малого бизнеса

Использованные источники

  • Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изменениями и дополнениями) — consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/
  • Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ — consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/
  • Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ — consultant.ru/document/cons_doc_LAW_10699/
  • Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» — consultant.ru/document/cons_doc_LAW_52144/
  • Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» — consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/
  • Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (КЭДО) — consultant.ru/document/cons_doc_LAW_400053/
  • Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» — consultant.ru/document/cons_doc_LAW_18260/
  • Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 «О типовой форме трудового договора, заключаемого между работником и работодателем — субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям» — government.ru/docs/24310/
  • Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учёте» — consultant.ru/document/cons_doc_LAW_64481/
  • Официальный сайт Роструда (Государственной инспекции труда) — rostrud.gov.ru
  • Сервис проверки статуса в реестре МСП ФНС России — rmsp.nalog.ru
  • Портал «Онлайнинспекция.рф» Роструда (типовые формы кадровых документов) — онлайнинспекция.рф